POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SISTEMAS MÉDICOS SIME SIMETECUIDA S.A es una empresa legalmente constituida bajo las leyes ecuatorianas, cumpliendo con normativas en materia de salud y privacidad, por lo que emite la presente Política de Protección de Datos Personales, en función de los siguientes términos:

1. Ámbito de Aplicación de la Política 

SISTEMAS MÉDICOS SIME SIMETECUIDA S.A. (en adelante SIME), está dedicada a la prestación de servicios médicos en general  y especializada, basada en la excelencia profesional y humana, es quien actuará como responsable del tratamiento de datos personales (incluyendo nombres, dirección, número de cédula, fecha de nacimiento, datos de contacto como teléfono del domicilio, teléfono celular, correo electrónico, datos considerados generales y otros datos sensibles) que los titulares, interesados o sus familiares responsables entreguen de forma legítima y lícita.

La información que identifica al responsable del tratamiento de datos es el siguiente:

RAZÓN SOCIAL: SISTEMAS MÉDICOS SIME SIMETECUIDA S.A

RUC: 1792110491001

DOMICILIO SOCIAL: Av. María Angelica Idrobo s/n y Av. Oswaldo Guayasamín

REPRESENTANTE LEGAL: ALPE REPRESENTACIONES ALPEREP S.A.S

La presente política de protección de datos personales de la empresa SIME tiene como objetivo informar al público general, sobre cómo recogemos, tratamos y protegemos los datos de carácter personal, siempre en respeto de las garantías a la información específica sobre cualquier decisión adoptada; así también, ninguna decisión se basará únicamente en valoraciones automatizadas. 

El tratamiento que SIME efectuará será en atención a las siguientes actividades: recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, elaboración, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, comunicación; o, cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales dentro del contexto de la finalidad. 

Nuestra política no regula las actividades de tratamiento de datos de otras empresas que anuncien nuestros servicios y/o productos.

2. Marco Normativo: 

La presente política tiene su fundamento en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General expedido por la Presidencia de la República del Ecuador y normativa de salud aplicable.

3. Finalidades del tratamiento: 

En SIME tratamos sus datos personales para alcanzar las siguientes finalidades: 

Prestación del servicio de salud o asistencia médica: Gestión, mantenimiento, relación contractual o asistencial entre SIME y el paciente, para ello SIME necesitará contar con información de salud e identificativa, que comprende:

1. Gestión de Citas Médicas: SIME utilizará datos personales para agendar citas médicas por los diversos canales de atención, y, garantizar la atención médica oportuna.
2. Comunicación con Aseguradoras: SIME compartirá información relevante de sus pacientes con las aseguradoras con las que el cliente tiene contratado, para gestionar los servicios de atención médica, así como de validar, verificar las atenciones médicas recibidas, exámenes y diagnósticos realizados, así como controlar el pago de los servicios asistenciales a través de la facturación.
3. Mantenimiento de Historias Clínicas: SIME mantendrá registros de sus pacientes para proporcionar diagnósticos clínicos completos y asegurar una atención médica de calidad.
4. Consentimientos Informados: El paciente o su representante manifiesta su autorización de voluntad libre, específica, informada e inequívoca, para que SIME efectúe el tratamiento de sus datos personales y la aplicación de procedimientos médicos. 
5. Certificaciones Médicas: Emitir justificaciones o certificaciones de la asistencia y diagnóstico del paciente al centro médico a favor de familiares o personas vinculadas que lo soliciten, previo la aceptación del paciente
6. Operación de Portales/APP Web: SIME usará datos personales de pacientes para habilitar accesos a portales/app web, cuando estos lo requieran, para que utilicen sus funcionalidades.
7. Entrega de Datos a Prestadores de Servicios legalmente contratados: SIME compartirá información de sus pacientes con prestadores de servicios que mantenga un contrato legalmente activo, sean estos distribuidores farmacéuticos internos, laboratorio clínico, entre otros; a fin de que sus pacientes puedan acceder a servicios complementarios de salud, beneficios, descuentos en medicamentos o programas de fidelidad.
8. Comunicación y organización de Eventos para Clientes por cualquier vía: SIME puede utilizar los datos personales para comunicar y organizar eventos, charlas, promociones, talleres u otros beneficios adicionales relacionadas con la promoción y prevención de la salud para sus clientes, por medios físicos y digitales.

Videovigilancias: SIME podrá utilizar sistemas de videovigilancia en tiempo real de los usuarios en las instalaciones físicas de sus centros médicos, con el propósito de garantizar la seguridad de los clientes y el personal, así como para fines de monitoreo del servicio médico y control de acceso.

Investigación Científica y/o Estadísticas y/o Educacional: SIME podrá utilizar información personal con fines científicos, estadísticos y educacionales únicamente con entidades aliadas a SIME, cuyo tratamiento será realizado con datos anónimos y/o codificados y/o seudonimización, con el propósito de mejorar la calidad de los servicios, identificar tendencias en la atención médica y optimizar la gestión interna.

Autorización de uso de imágenes y fotografías para fines publicitarios: SIME podrá estar facultado para fotografiar y grabar en audio, video, y generar producción audiovisual (en adelante material publicitario), para sus campañas publicitarias, con la autorización del titular, con el objetivo de que dicho material sea utilizado para fines publicitarios de manera física y/o digital.

Mejorar la experiencia del cliente: Realizar encuestas o entrevistas con el objetivo de conocer su opinión sobre la atención recibida y que serán utilizadas únicamente para mejorar y desarrollar los servicios médicos, y, de gestión administrativa de SIME.

Atención y gestión de quejas, sugerencias, reclamos y resolución de disputas: Los datos personales pueden utilizarse para gestionar y dar seguimiento a quejas, sugerencias, reclamos presentados por los pacientes relacionados con servicios de salud, facturación o cualquier otra cuestión que requiera atención, contestación y resolución, por cualquier medio físico, telefónico y/o electrónico.

Sistemas de turneros: SIME podrá implementar dispositivos para la dispensación de turnos en la asistencia médica con control de identificación biométrica, si el paciente así lo requiera.

Kioskos Digitales: SIME pondrá a disposición dispositivos interactivos para los pacientes que le permitirán acceder a información, servicios médicos y efectuar pagos, si así lo requiere, lo que permitirá el proceso de atención y contar con mayor satisfacción del cliente.

Cumplimiento legal y regulatorio: SIME está sujeta a diversas normativas y regulaciones específicas del sector de la salud. El tratamiento de datos personales puede ser necesario para garantizar el cumplimiento de estas obligaciones legales y regulatorias en materia de protección de datos, tributarios y sanitarios.

Formalización y ejecución del contrato: SIME podrá utilizar los datos personales para gestionar la relación contractual con el paciente, con la finalidad de prestar el servicio médico contratado, realizar la facturación de este y proceder al cumplimiento de las obligaciones legales 

Envío de notificaciones relacionadas con SIME: Incluye envío de notificaciones al correo electrónico con respecto a temas informativos, citas programadas, recordatorios de agendamientos de citas, cambios de citas, notificaciones específicas sobre prescripción médica, signos vitales e indicaciones relacionadas con el paciente, cuyas comunicaciones se remitirán al correo determinado por el cliente bajo el remitente SIME SISTEMAS MEDICOS.

Gestión de Medios de Pago: SIME utilizará los datos personales de los clientes para gestionar los pagos relacionados con los servicios médicos y productos proporcionados. Esto puede incluir la facturación, el procesamiento de transacciones de tarjetas de crédito o débito, transferencias, deudas.

4. Tiempo de conservación 

SIME conservará los datos personales durante el tiempo necesario para gestionar las finalidades especificadas conforme a la norma ecuatoriana, atendiendo a la relación contractual y/o hasta que el titular revoque su consentimiento, sin perjuicio de cumplir las obligaciones legales derivadas del tratamiento de los datos, y, cuando sea necesaria para el ejercicio o la defensa de potenciales reclamaciones.

Respecto a los datos de salud, éstos se conservarán durante el tiempo aplicable en cada caso atendiendo a criterios médicos y legales, una vez superado el término legal, se procederá a la destrucción o eliminación según lo establezca las normas ecuatorianas prevista para el efecto.

Sobre los datos personales que se traten para investigación científica y educacional, se conservarán el tiempo adecuado a cada caso según el tipo de estudio de investigación en el que participe, tal como constará en la respectiva autorización que suscriba el titular del dato o su representante legal.

En el cuadro siguiente muestra en forma general el tiempo de conservación de datos personales de los titulares o interesados:

NOTA: Se ha incorporado un año más al período de conservación determinado por la norma pues, es el espacio en el cual se puede demorar la autoridad en efectuar citaciones, notificaciones o peticiones tardías de orden legal. 

Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia se conservarán durante 30 días, salvo que el responsable del tratamiento conociera hechos relevantes para una actuación judicial posterior. 

Si se suscitan, defunciones en cualquiera de los centros médicos SIME, los archivos se conservarán por 10 años desde la fecha de fallecimiento del paciente, según lo establece el Manual del Manejo, Archivo de Historias Clínicas emitido por el Ministerio de Salud Pública.

5. Tipo de datos personales en SIME

Con ocasión de la relación, se pueden tratar los siguientes tipos de datos personales: 

• Datos identificativos, de contacto de pacientes o representantes de este (nombres y apellidos, firmas, imagen, cédula de identidad, condición del cedulado, código dactilar, nacionalidad, dirección física, correo electrónico, teléfonos, nombre cónyuge, estado civil, fecha de cedulación, fecha inscripción género, lugar y fecha de nacimiento, instrucción, lugar de inscripción del género, nombre de la madre y padre, profesión, sexo); 
• Datos personales de estudiantes y personal universitario en prácticas; 
• Datos de salud del paciente integrados en la historia clínica, incluyendo hábitos de vida; 
• Datos de características personales o circunstancias sociales; 
• Datos biométricos; 
• Datos transaccionales, económicos, financieros y de seguros;
• Datos de video, imagen, y voz.

En el marco de datos relativos a la salud de los pacientes, SIME, como prestador de servicios de salud, podrá tratar datos personales, como: 

• Motivo de ingreso o de consulta. 
• Resultados de la exploración física. 
• Resultados de pruebas complementarias (de laboratorio, de imagen u otras). 
• Diagnóstico principal y secundario. 
• Procedimientos médicos. 
• Tratamientos, recomendaciones, prescripción de fármacos. 
• Descripción de la evolución, comentarios. 
• Alertas de los profesionales que han intervenido en el diagnóstico o tratamiento del paciente. 

Otros datos personales de la intimidad de los pacientes, cómo: 

• Antecedentes personales y familiares de enfermedades previas. 
• Antecedentes neonatales, obstétricos o quirúrgicos. 
• Hábitos de vida, adicciones, consumo de tóxicos. 
• Alergias, enfermedades mentales. 
• Medicación previa. 
• Situación funcional. 
• Antecedentes sociales y profesionales. 

Si el paciente facilita los datos identificativos y de contacto de las personas vinculadas a él por razones familiares o de hecho para que SIME los mantenga informados sobre su estado de salud, este se obliga a informarles y autoriza en su representación el tratamiento que realizará SIME de sus datos personales. 

6. Cese de datos personales de SIME a Terceros 

Para garantizar una óptima prestación de servicios de calidad, puede que ciertos proveedores de servicios aliadas o vinculadas a SIME deban tratar datos personales actuando como encargados del tratamiento, amparados bajo la modalidad contractual.

Estos encargados pueden incluir a proveedores de servicios médicos, auditoría, seguridad física, profesionales de la salud contratados bajo la modalidad de servicios profesionales, almacenamiento o digitalización de información, asesoría jurídica, servicios informáticos, entre otras. 

Los datos personales pueden ser cedidos cuando exista la obligatoriedad legal de organismos gubernamentales, fiscales, y, el organismo de control para este efecto.

Los datos personales no se entregarán a terceros salvo que exista una obligación contractual, legal, interés legítimo o cualquiera de estos supuestos y destinarios:

1. Los datos tratados con fines de investigación científica o educacionales pueden conllevar a efectuar transferencias internacionales de estos casos, se le informará al paciente de dicha posibilidad y de las garantías para que se realicen en su defecto cuya información será anonimizadas, codificadas o seudonimizadas, se solicitará su consentimiento.
2. Los datos personales pueden comunicarse o podrá darse acceso a encargados del tratamiento como es el caso de compañías de seguro,  proveedores de servicios médicos que mantenga un contrato legal a efecto de mantener el registro de los pacientes que hagan uso de este servicio, tales como pruebas de laboratorio médico, imágenes para el diagnóstico o la prevención médica, proveedores de material de salud, prótesis e implantes por obligación legal, servicios de ambulancia en caso de interés vital propia del paciente, o proveedores de medios de pagos.
   

7. Derechos de los Titulares de Datos Personales 

Damos a conocer a los titulares de datos personales que de acuerdo a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, usted tiene derecho de acceso a la información, consulta y revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales; así mismo en caso de ser aplicable el titular tiene derecho a la rectificación y actualización, eliminación, oposición, anulación, portabilidad, suspensión del tratamiento, a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas, derecho de niñas, niños y adolescentes a no ser objeto de una decisión basada únicamente o parcialmente en valoraciones automatizadas, siempre que no exista relación contractual

El ejercicio de los derechos, así como la revocación del consentimiento para el tratamiento son gratuitos.

8. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento de datos personales 

En caso de que el titular de los datos personales necesite realizar alguna comunicación o ejercer sus derechos sobre el tratamiento de sus datos personales, podrá hacerlo a través de la dirección de correo electrónico lopd@sime.com.ec, utilizando el asunto: “EJERCICIO DE DERECHO O REQUERIMIENTO LOPD”, para ello deberá adjuntar una copia de su documento de identidad e indicar el derecho que desea ejercer mediante el llenado del formulario creado para el efecto; este escrito debe incluir todos los datos requeridos conforme el modelo de solicitud. 

9. Otras finalidades y tratamientos ulteriores

El  tratamiento de los datos personales realizado por parte de SIME tiene por finalidad la prestación de servicios médicos; la cual asume el compromiso de garantizar el bienestar laboral cuidando la seguridad, salud y medio ambiente, manteniendo condiciones seguras y saludables de trabajo para sus trabajadores, proveedores y clientes; la negativa al consentimiento del tratamiento de datos personales o revocatoria de la autorización relacionada a los servicios que oferta SIME podrían implicar que no tenga acceso al servicio, por ser necesario contar con los datos personales del titular.  

10. Autorización de tratamiento 

La autorización de tratamiento de datos personales que se efectúa a través del consentimiento informado se realizará de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a través de una casilla desmarcada de verificación la cual se encuentra en la parte inferior del formulario de registro, portal/app web de SIME, o a través de nuestro Call Center.

11. Responsabilidad sobre la veracidad de la información

El paciente o su representante es el responsable de la autenticidad, legitimidad y corrección de la información que proporcione en nuestros centros médicos, por lo que se exonera a SIME de cualquier responsabilidad al respecto, así como de responder de la veracidad de información que no sean propias de SIME, en la que se indique su procedencia de otra fuente, hipótesis perjuiciosas que puedan originarse por aquello.

El paciente o su representante se compromete a facilitar información completa y actual de sus datos personales y de su estado de salud, SIME se reserva el derecho a rescindir los servicios con personas que aporten datos falsos, incompletos, inexactos o que no se encuentren vigentes. 

12. Integridad y Confidencialidad de la Información

SIME implementará las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, legales, administrativas, físicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto. 

Toda la información que se recabe y sea tratada para efectos de la prestación de servicios médicos, se tratará bajo los principios de confidencialidad y reserva tanto en sus archivos físicos y digitales.

Los pacientes y sus representantes legales deben contemplar de que las medidas de controles en seguridad informática no son inquebrantables.

13. Tratamiento de los datos personales de los menores de edad

Nuestros servicios médicos también se encuentran dirigidos a menores de edad, por lo que SIME acata totalmente lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, cuyos dato sensibles de niñas, niños y adolescentes deberán contar con el expreso consentimiento y autorización de su representante legal (tutores) o de su titular; entendiéndose que los adolescentes, en ejercicios progresivo de sus derechos, a partir de los 15 años, podrán otorgar, en calidad de titulares su consentimiento explícito para el tratamiento de sus datos personales.

El consentimiento obtenido de un menor de edad no podrá en ninguna circunstancia, menoscabar el interés superior de la niña, niño o adolescente, conforme a las disposiciones del Código de la Niñez y Adolescencia y demás normativas vigentes.

14. Tratamiento de los datos personales de personas con discapacidad mental

El consentimiento para el tratamiento de los datos personales con personas con discapacidad mental, lo debe realizar la persona que los represente legalmente, o el familiar que esté a cargo de esta persona, en caso de no tener realizado un proceso de interdicción. 

15. Conocimiento de los términos 

Esta política de protección de datos personales es informativo; pero, en forma adicional, podrá aceptar el tratamiento de datos personales mediante el consentimiento a través de una casilla desmarcada, lo que si acepta el titular de los datos o usuario, constituirá un acto afirmativo que refleja la plena y libre voluntad del titular de los datos, por lo que SIME podrá almacenar el consentimiento en un archivo físico, digital o audible para justificar el pleno consentimiento ante la autoridad competente, y ante cualquier tercero. 

16. Modificaciones y difusión a esta Política 

La presente política de protección de datos personales y las modificaciones que se efectúen, serán publicadas en esta misma página www.sime.com.ec,  y, app web de propiedad de SIME, con el fin de mantener informados a todos nuestros pacientes, trabajadores y proveedores de servicios.